下面的情況要縮寫： |
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名字前面的稱謂和頭銜：Mr. (Mister；先生)，Mrs. (Mistress；夫人，太太)， Ms. (女士；未婚、已婚婦女均適用的稱呼)， Prof. (Professor；教授)， Dr. (Doctor；醫生，博士)， Gen. (General；將軍)， Rep. (Representative；眾議員)， Sen. (Senator；參議員)， St. (Saint；聖者)。
注意：Miss 不是縮寫，所以其後不加句點。Ms. 也不是縮寫，但其後要加句點 -- 可能是為了與 Mr. 和 Mrs. 保持一致性。
Mr. 的複數為 Messrs. (We invited Messrs. Carter, Lincoln, and Ford.)。Dr. 的複數為 Drs. (We consulted Drs. Carter, Lincoln, and Ford.)。Mrs. 的複數為 Mmes 或 Mmes. (句點可有可無)。
在大多數的正式文章中，個人都不用稱謂 (縮寫或未縮寫)。Ms. Emily Dickinson 只要寫成 Emily Dickinson 就可以了，而且在第一次使用她的全名後，接下來則以 Dickinson 稱呼 (除非我們需要 Emily 來避免跟其他姓 Dickinson 的人混淆)。
Rev. (Reverend；牧師的尊稱) 這個縮寫嚴格來說並不是一項頭銜，而是形容詞。所以，它應該這樣使用："We invited the Rev. Alan Darling." 或 "We invited the Rev. Mr. Darling." ，而非 "We invited the Rev. Darling." 我們也不可以說 "We invited the reverend to dinner." -- Only a cad would invite the rev. (只有下流的人才會招致批評：句中的 rev. 是 review 的縮寫，算是雙關語) |
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名字後面的稱謂和頭銜：Sr.， Jr.， Ph.D. (拉丁語 Philosophiae Doctor 的縮寫；哲學博士，或泛指博士，即 Doctor of Philosophy)， M.D. (拉丁語 Medicinae Doctor 的縮寫；醫學博士，即 Doctor of Medicine)， B.A. (Bachelor of Arts；文學士)， M.A. (Master of Arts；文學碩士)， D.D.S. (Doctor of Dental Surgery；牙醫博士)。
這些都是標準縮寫，後面加句點。美國哲學學會出版手冊 (APA Publication Manual)建議學位的縮寫不加句點。所有專家和學者都反對同時在名字的前面和後面使用稱謂與頭銜 (這也就是說，她可以是 Dr. Juanita Espinoza 或 Juanita Espinoza, Ph.D.，但她不可以是 Dr. Juanita Espinoza, Ph.D)。再者，沒有跟名字連接的稱謂不可縮寫： "We went to see the doctor (不是 dr.) yesterday." |
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下列項目的名稱：
- 著名的機構 -- MIT， UCLA， CIA， FBI， NATO
- 國家 -- U.S.A.， U.K.
- 公司 -- IBM， CBS， CNN， ITT
- 名人 -- LBJ (Lyndon Baines Johnson，美國詹森總統 -- 第三十六任)， FDR (Franklin Delano Roosevelt，美國小羅斯福總統 -- 第三十二任)， JFK (John Fitzgerald Kennedy，美國甘迺迪總統 -- 第三十五任)
- 大家熟知的物品 -- TV， VCR， CD-ROM
注意：U.S.A. 也可寫成 USA，但 U.S. 最好有句點。此外，U.S. 可以用作修飾語 (the U.S. policy on immigration)，但不能用作名詞 (He left the U.S. U.S.A.)。 |
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數學單位名詞：15 in.， 15 ft， 15 kg， 15 m， 15 lb
一般而言，這些縮寫僅用在科技文章的寫作中。注意：即使是複數，這些縮寫也不加 s。再者，除 in (英吋) 外，這些縮寫都不加句點；in 加句點是為了避免跟介系詞 in 混淆。
當測量單位名詞被用作修飾語時，數字和測量單位名詞之間要加連字號 (hyphen)：a 15-m board， an 8-kg fish 等等。 |
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常見的長片語：IQ (Intelligence Quotient，智商)， rpm (revolutions per minute，每分鐘轉速)， kph (kilometers per hour，每小時公里數)。
這些縮寫即使在正式的學術文章中亦行得通，而且可以不加句點。 |
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與數字合用的字：He left at 2:00 a.m. She was born in 1520 B.C.
A.M.， a.m.， P.M.， p.m. 大小寫都可以。B.C. (Before Christ，紀元前) 是放在年份的後面，而 A.D. (anno domini，"in the year of the Lord"，西元) 則放在年份的前面。B.C. 和 A.D. 有時被 B.C.E. (Before the Common Era) 和 C.E. (Common Era，基督時代；即耶穌出生後迄今) 所取代，不過後兩者比較少用，而且一般人也不瞭解。
這些縮寫若未與特定的數字合用，將被視為寫作上的嚴重瑕疵：像 "We'll do this in the a.m."或 "We'll do this tomorrow a.m." 這種寫法應該避免。 |
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常見的拉丁語：etc. (et cetera -- and so forth，等等)， i.e. (id est -- that is，即，換言之)， e.g. (exempli gratia -- for example，例如)， et al. (et alii -- and others，及其他)。
| 有人經常把 i.e. (i.e., that is) 這個縮寫跟其他縮寫 (e.g., e.g.) 搞混了。i.e. 通常被用來引導做解釋和說明的事物，與一個或數個例子的名稱不同。如果你能舉出例子，那麼就不需要 i.e. 了。這些縮寫不可變成斜體字或加底線。大部分人士都建議，除了括弧內，應避免使用拉丁語的縮寫；而若干人士則建議，除了引文或參考列表外，完全不用拉丁語的縮寫 (而以英語取代之)。這些建議真好！ |
除了正式引用你在研究中已經使用的題材的情況外，當你要表示「及其他」(and others) 的意思時，最好不要使用 et al.。此外，別使用 etc.，這是懶人偷懶的行徑。再者，在使用 vs. 時， 你要將 versus 這個字都拼出來，除非你是在報導比賽的分數；當你引述法律文件時，則使用 v. 這個縮寫。 |
